凝り性でツール好きな人には、タスク管理には並々ならぬこだわりがあることが多い。
俺も漏れずにそのうちの一人。
今回は俺がやっているタスクの管理ルールとNotionの活用法を伝える。
陥りがちな罠~タスク管理のためのタスク~
私の職場の先輩の言葉で印象に残っている言葉がある。
タスクを管理するためのタスクに工数を割きたくない。
これは結構真理で、タスクを管理するのは手段であって目的ではない。管理ツールに翻弄されていたら元も子もない。
だから俺がやっていることとしては基本方針として
- タスクを溜め込まないようなルール設計をする
- タスクはタイムボクシング方式によってメリハリをつける
具体的な運用方法
俺がやっていることは以下の通り
- 10分ルール
- タイムボクシング
順に解説していく。
安易なタスク追加を排除｜10分ルール
要するに、「基本的にタスクを溜めない」という方針の処理方法。
これはXで見て取り入れたもの。
優先順位は以下の通り
- 10分以内で片付くもの
- 誰かに依頼が必要なもの
- ３営業日以内のタスク
- その他締切が早いものから着手
これはルール的なもの。基本的にタスクを貯めると碌なことがない。他部署の人とかだとなおのこと。
タイムボクシング方式
タイムボクシングとは以下の通り。
タイムボクシングは、タスクに優先順位と制限時間を設定して効率的に作業を進めるタイムマネジメント手法。
perplexityより
俺は午前と午後と夜に分けているけど、最近は午後をもう少し細分化してもいいのかと思ってる。
ここでNotionを初めて使っていく。
その時間の中でやる仕事を入れておいて、完了できなかった場合でも時間を過ぎたら別の仕事をする。
重要なポイントとしては以下の通り。
- 集中力の向上：一つのタスクに集中することで作業効率を上げることができる。
- 作業効率の向上：タスクに制限時間がついているので作業効率を高めようとする心理が働く。
- 生産性の向上：時間内に作業を終わらせる意識が生まれる
- 達成感とモチベーションの向上
この管理方法のメリット
この方法のメリットは
- 即時実行力
- 計画的な時間管理
この2つを同時に手に入れることができるということである。
管理方法の変遷
最初、俺はとりあえずTodoリストを作ることしかしてなかったんだけど、そうすると、いつ何をやるのかをその時の直感で判断することが多かった。結果集中できず終わってしまうことが多発。。。
そこでタイムボクシングを導入することによって一つのタスクに集中することとか、時間管理・生産性への意識を産むことができた。
ただ、人と一緒に仕事をする機会が増えると単なるタスク管理だと問題が多発した。そもそもタスクを管理する以前のルール策定が必要だと思って、10分ルールを追加した。
Notionの実装方法
Notionデータベースで作成しているんだけど、結構シンプル
必要なプロパティは以下の通り
- チェックボックス（ステータスでもいい）
- タイトルプロパティ（タスク名を入力していく場所）
- セレクトプロパティ（以下のような設定したい時間範囲を記録）
- 9:00~12:00
- 12:00~17:00
- 17:00~19:00
- 日付プロパティ（これはなくてもいい）
上記で設定した後、データベースのビューのオプションのところで、「グループ」を選択して、セレクトプロパティの項目を選択すると上記写真のUIになる。
まとめ
まだまだ管理方法には改善の余地がある。
忘れたはいけないのはタスク管理は手段であって目的ではない。
それを見失うことなく、工夫と実行、反省を進めていきたい。
このタスク管理機能をもとにLINEへの通知機能を実装した記事もあるからぜひ呼んでほしい。
